Environmental context as a critical factor in clear communication: Lessons from a failed intervention

Abstract

Clear communication in participatory research is commonly approached through linguistic, cultural, ethical, and accessibility considerations. However, in this article, we argue that an additional and often overlooked dimension, environmental context, plays a crucial role in shaping interaction and engagement, influencing participant’s comfort, attention, and willingness to engage, and ultimately the effectiveness of the research intervention. Drawing on an exploratory case study from the 2025 European Researchers’ Night in Barcelona, we demonstrate how an intervention designed using clear communication strategies, including user profiling, gamification, accessible materials, and structured interaction phases, was nonetheless derailed by extreme weather conditions. A prolonged heatwave, high humidity, the urban heat effect, and the arrival of storm Gabrielle significantly affected participant’s levels of comfort, attention, and willingness to engage, disrupting fundamental conversational principles such as cooperation and relevance. This experience highlights how environmental factors can heighten cognitive strain and compromise effective communication. By analysing this failed intervention, we propose expanding current clear-communication and participatory design frameworks to formally include environmental context as a crucial element in both planning and reporting of research activities.

La comunicación clara en la investigación participativa suele abordarse desde consideraciones lingüísticas, culturales, éticas y de accesibilidad. Sin embargo, en este artículo sostenemos que el contexto ambiental es una dimensión adicional, a menudo pasada por alto que desempeña un papel crucial en la configuración de la interacción y la participación, influyendo en la comodidad, la atención y la disposición a participar de los participantes, y en última instancias, en la eficacia de la intervención de investigación. A partir de un estudio de caso exploratorio de la Noche Europea de la Investigación 2025 en Barcelona, demostramos cómo una intervención diseñada con estrategias de comunicación clara se vio no obstante desbaratada por condiciones meteorológicas extremas. Una prolongada ola de calor, la elevada humedad, el efecto de isla de calor urbana y la llegada de la tormenta Gabrielle afectaron significativamente los niveles de comodidad, atención y disposición a participar de los asistentes, alterando principios conversacionales fundamentales como la cooperación y la relevancia. Esta experiencia muestra que los factores ambientales no causan sesgos de manera directa, pero sí pueden incrementar la carga cognitiva y comprometer la comunicación efectiva. Analizando esta intervención fallida, proponemos ampliar los marcos actuales de comunicación clara y diseño participativo para incluir formalmente el contexto ambiental como un elemento fundamental tanto en la planificación como en la presentación de actividades de investigación.